Ведение бухгалтерского учёта на аутсорсинге

Кому это подходит

Чаще всего бухгалтерию передают на аутсорсинг, когда штатный бухгалтер увольняется и учёт нужно подхватить, не сорвав ближайшую отчётность. Бывает и по-другому: компания выросла, документов стало заметно больше, а держать отдел из нескольких человек пока невыгодно. Иногда собственник просто хочет, чтобы учёт вели по понятным правилам и не зависели от одного сотрудника, который помнит, где что лежит.

Больше всего особенностей у производства и строительства. На производстве нужно считать себестоимость продукции, вести склад материалов и незавершённое производство, правильно отражать работу с давальческим сырьём. В строительстве затраты собирают по каждому объекту, выручку признают по актам КС-2 и справкам КС-3, отдельно учитывают авансы заказчиков и гарантийные удержания. Если компания работает по госконтрактам с казначейским сопровождением, расчёты по ним проходят через отдельные лицевые счета, и в учёте их тоже нужно разделять.

Как устроена работа

Документы поступают к нам по электронному документообороту или сканами. С ЭДО проще: документ сразу приходит в базу, его не нужно искать и собирать подписи на бумаге. Бумажные оригиналы остаются у вас, их хранят на случай проверки.

Выписки банка загружаем в 1С по графику, обычно каждый день. Непонятные платежи уточняем у сотрудника, который отвечает за этот расход, прежде чем отразить их в учёте. Так к концу года не накапливаются суммы на случайных счетах, которые потом приходится разбирать.

Раз в месяц закрываем период: проверяем, что документы за месяц получены, начисляем амортизацию, распределяем затраты, сверяем остатки. После закрытия руководитель получает короткую сводку. В ней выручка и расходы за месяц, долги покупателей и перед поставщиками, остатки денег на счетах. Формат подстраиваем под то, что руководитель действительно смотрит.

Сверки с контрагентами проводим по мере необходимости и обязательно перед годовой отчётностью. Расхождение в акте сверки часто означает потерянный документ, и найти его лучше в течение года, чем в марте.

Переход от прежнего бухгалтера

Передачу дел проводим по шагам.

1. Получаем доступ к базе 1С или её копию, банковские выписки и доступ к личному кабинету налогоплательщика.
2. Проверяем остатки на дату начала работы: деньги, расчёты с покупателями и поставщиками, склад, основные средства, сальдо единого налогового счёта.
3. Составляем перечень расхождений. Небольшие исправляем сразу. Если ошибок много или прошлые периоды не закрыты, предлагаем отдельную работу по восстановлению учёта.
4. Распределяем текущие обязанности: кто сдаёт ближайшую отчётность, кто платит налоги, кто подписывает документы.

Документы от прежнего бухгалтера лучше принимать по описи. Она пригодится, если позже обнаружится, что чего-то не хватает: по ней видно, передавали это или нет.

Что остаётся за компанией

Аутсорсинг не снимает с компании забот о первичных документах. Договоры, акты и накладные оформляют ваши сотрудники, платежи подтверждает руководитель. Качество учёта во многом зависит от того, насколько вовремя приходят документы. Если акт за март прислали в июне, отчётность за первый квартал уже сдана без него, и её придётся уточнять.

В начале работы договариваемся о простом порядке: какие документы, кто присылает и к какому числу. Обычно это умещается на одной странице.

Отчётность

Годовую бухгалтерскую отчётность сдают в налоговую до 31 марта. Её собирают из данных учёта, поэтому к концу года нужно закрыть сверки и провести инвентаризацию. Подготовка и отправка отчётности может входить в ведение учёта или в налоговое сопровождение, это оговаривается в договоре. Расчёт зарплаты и отчёты по сотрудникам ведутся в рамках кадрового учёта.

Эти услуги часто подключают вместе. Тогда все данные компании видит одна команда, и цифры в бухгалтерской, налоговой и зарплатной отчётности сходятся между собой.