Бухгалтерский учёт для транспортных компаний

Путевые листы и топливо

Путевой лист подтверждает, что машина работала, а топливо израсходовано на дело. Если в нём не хватает обязательных сведений, инспекция ставит под сомнение расходы на топливо, а следом и вычет НДС по нему. Проверяем форму листа при переходе на обслуживание: бланки, которые компании печатают годами, часто остались от старых правил.

Топливо списывают по нормам, которые компания утверждает приказом. Норму берут из методических рекомендаций Минтранса и поправляют под свои машины и условия работы. Отдельная история с расхождениями по телематике. Данные системы мониторинга сами по себе не первичный документ, но если они месяцами показывают расход выше нормы, это повод разобраться: сливы, холостой ход, неисправность или устаревшая норма. Разницу, которую не удалось объяснить, в расходы не берут.

Машины: свои, в лизинге, в аренде

Собственные машины амортизируют, расходы на ремонт и запчасти относят на затраты. Полезно вести их в разрезе каждой машины: тогда видно, что старый тягач съедает больше, чем зарабатывает, и решение о его замене принимают по цифрам.

Лизинг в бухгалтерском учёте ведут по ФСБУ 25/2018: у лизингополучателя появляются право пользования активом и обязательство по платежам. Малые предприятия, которые ведут упрощённый учёт, вправе применять облегчённый порядок. В налоговом учёте правила свои, поэтому между бухгалтерской и налоговой прибылью возникает разница, и её нужно вести постоянно, а не вспоминать о ней в декабре.

Транспортный налог платит та сторона, на которую машина зарегистрирована. Декларацию не сдают: инспекция присылает сообщение с рассчитанной суммой, а компания сверяет его со своими данными. Расхождения бывают из-за мощности двигателя, даты регистрации или льгот, и на ответ есть двадцать дней.

Привлечённые перевозчики и экспедирование

Когда часть рейсов отдают другим перевозчикам, в учёте важно, как построен договор. При договоре перевозки компания продаёт перевозку от своего имени, и в выручку попадает вся сумма рейса. При экспедиторском договоре, где компания организует перевозку за вознаграждение, выручкой будет только вознаграждение. От этого зависят и выручка в отчётности, и налоговая база, поэтому договоры мы читаем до того, как проводки попадут в базу.

Документы по рейсам приходят неравномерно: транспортные накладные с отметками о выгрузке иногда возвращаются через недели. Мы фиксируем, какие рейсы закрыты документами, а какие нет, и к концу месяца у компании есть список того, что нужно получить от перевозчиков, чтобы период закрылся полностью.

Водители

У водителей зарплата обычно зависит от рейсов, километров или тонн, и её считают по данным диспетчерской, а не по окладу. Здесь важно, как оформлен разъездной характер работы: компенсации при разъездной работе и суточные в командировке облагаются по-разному, и налоговая на это смотрит. Режим труда и отдыха подтверждают данными тахографа, а к рейсу допускают после медосмотра, отметка о нём попадает в путевой лист.

Кадровые документы и расчёт зарплаты ведём вместе с бухгалтерией: кадровый учёт и расчёт заработной платы. Тогда данные о рейсах, зарплате и налогах сходятся между собой без ручной сверки.

Международные перевозки и «Платон»

Перевозка грузов между Россией и другими странами облагается НДС по ставке 0%, но её нужно подтвердить документами в установленный срок. Пока подтверждения нет, лучше держать эти операции отдельно: так видно, по каким рейсам документы ещё собираются.

Плата за проезд большегрузов в системе «Платон» учитывается в расходах по налогу на прибыль. Отчёты оператора стоит сверять с рейсами: в них попадают проезды, которых по документам не было, и наоборот.

С чего начинаем

Смотрим состав парка, долю привлечённых перевозчиков, программы, в которых ведутся рейсы, и то, как сейчас считается зарплата водителей. Затем проверяем путевые листы, нормы топлива и договоры с перевозчиками. Текущий учёт ведём в рамках бухгалтерского обслуживания, а расходы и доходы по каждой машине выводим в управленческом учёте.