Кадровый учёт на аутсорсинге

Почему кадры и зарплату ведём вместе

Кадровые документы и зарплата связаны напрямую. Приказ о приёме запускает начисление зарплаты и сведения в Социальный фонд. Приказ об отпуске означает расчёт отпускных. Увольнение означает окончательный расчёт, компенсацию за неиспользованный отпуск и отчёт о трудовой деятельности. Когда кадры и расчёт ведут разные люди, сведения расходятся, и ошибки видны уже в отчётности.

Мы ведём оба участка в одной программе, 1С:ЗУП, и настраиваем её обмен с бухгалтерией. Начисления, удержания и налоги попадают в учёт без ручного переноса. Если кадровые документы у вас оформляет свой специалист, можно передать нам только расчёт зарплаты.

Как это выглядит в течение месяца

В компании назначается человек, который сообщает нам о кадровых событиях: кто выходит на работу, кто уходит в отпуск или на больничный, кто увольняется. Обычно это руководитель или офис-менеджер. Мы готовим приказы и другие документы, вы их подписываете. Табель учёта рабочего времени ведёт компания и передаёт в конце месяца, либо его ведём мы по вашим данным.

Зарплату по Трудовому кодексу выплачивают не реже двух раз в месяц, поэтому расчёт идёт дважды: аванс за первую половину месяца и окончательный расчёт. Отпускные нужно выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска, расчёт при увольнении в последний рабочий день. За каждый день задержки работнику положена компенсация, а трудовая инспекция может оштрафовать компанию. Мы следим за этими датами и заранее напоминаем о выплатах.

За первые три дня больничного платит работодатель, остальное Социальный фонд перечисляет работнику напрямую. Для этого компания должна вовремя передать в фонд сведения, иначе выплата задержится, и с вопросами работник придёт к вам.

Отчётность по сотрудникам

На этом участке больше всего сроков. Каждый месяц до 25-го числа в налоговую сдают персонифицированные сведения о физлицах. Раз в квартал сдают 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам и сведения о взносах на травматизм. НДФЛ перечисляют дважды в месяц, и по каждой части подают уведомление. О приёме и увольнении сотрудника сообщают в Социальный фонд по форме ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после приказа.

Налоговая сверяет эти отчёты между собой: суммы в 6-НДФЛ, в расчёте по взносам и в персонифицированных сведениях должны сходиться. Все отчёты делаем из одной базы и перед отправкой сверяем друг с другом.

Воинский и миграционный учёт

Если среди сотрудников есть военнообязанные, компания ведёт воинский учёт: заводит личные карточки, сообщает в военкомат о приёме и увольнении таких сотрудников, раз в год сверяет сведения с военкоматом и составляет план работы. При проверке военкомат смотрит именно эти документы.

При работе с иностранцами свои требования. Перед приёмом проверяем документы: патент, разрешение на работу, вид на жительство или гражданство страны ЕАЭС. После заключения и после расторжения трудового договора в течение трёх рабочих дней нужно уведомить МВД. Штрафы за нарушения здесь высокие и начисляются за каждого иностранного работника. Подробнее об обоих участках на странице воинского и миграционного учёта.

Документы, которые проверяет трудовая инспекция

Кроме трудовых договоров и приказов, при проверке обычно запрашивают штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, документы о защите персональных данных работников и график отпусков. График утверждают не позднее чем за две недели до начала года.

Если чего-то из этого нет или документы давно не обновлялись, начинаем с проверки. Как она устроена, описано в разборе о кадровых документах.