Что делать, если непонятно, на чём компания зарабатывает
Выручка растёт, а денег не прибавляется, и никто точно не скажет, какие объекты, продукты или клиенты приносят прибыль, а какие её съедают. С чего начать разбор и как дойти до регулярных отчётов.
Решения принимают по остатку на расчётном счёте. По бухгалтерии компания в плюсе, а на зарплату и поставщиков денег не хватает. Какие направления прибыльны, никто точно сказать не может, и кассовые разрывы появляются неожиданно.
Порядок действий
- Разделить два вопроса, про прибыль и про деньги, и для каждого завести свой отчёт
- Выбрать один разрез, по которому руководитель принимает решения, например объекты, продукты, клиенты или каналы продаж
- Взять данные бухгалтерии за последние три-шесть месяцев и разнести по этому разрезу выручку и прямые затраты
- Посчитать маржу по каждому направлению, пока не распределяя общие расходы
- Собрать платёжный календарь на ближайшие недели по договорам, графикам оплат и обязательным платежам
- Записать правила, какие затраты прямые, как делить общие и кто к какому числу даёт данные
- Раз в месяц сравнивать план с фактом и разбирать крупные отклонения
Чего ожидать
Первый отчёт по марже нередко показывает то, чего не было видно в общей прибыли: направление, которое загружает людей и оборудование, а приносит почти ничего. Платёжный календарь показывает разрыв за недели, а не в день зарплаты. Точность отчётов упирается в первичный учёт: если затраты не разносят по направлениям при вводе документов, первые месяцы уходят на то, чтобы это наладить.
Прибыль и деньги: два разных отчёта
Руководитель смотрит на остаток на счёте, потому что эта цифра всегда под рукой. Но остаток отвечает на вопрос «хватит ли денег», а не «заработали ли мы». Для второго вопроса нужен другой отчёт.
Условный пример из строительства. За квартал компания сдала работ по актам на 6 млн ₽ и потратила на них 5 млн ₽, то есть заработала 1 млн ₽. Заказчик за это время заплатил 4 млн ₽. Ещё 1,5 млн ₽ ушло на материалы для следующего квартала. Итог: прибыль 1 млн ₽, а денег на счёте стало на 2,5 млн ₽ меньше. Обе цифры верные, просто одна показывает результат работы, а другая движение денег.
Поэтому первый шаг всегда одинаковый: завести два отчёта. Отчёт о прибыли считает доходы и расходы того периода, к которому они относятся. Отчёт о движении денег показывает, когда деньги пришли и ушли. Разница между ними объясняет, куда делась прибыль.
Какой разрез выбрать
Разрез выбирают по тому, какие решения принимает руководитель. В строительстве это обычно объекты, на производстве продукты или группы продуктов, в торговле и услугах клиенты или каналы продаж. На старте берут один разрез, а не все сразу: иначе отчёт получается большим и никто его не читает.
Для разреза в базе 1С заводят аналитику и договариваются, что при вводе каждого документа её заполняют. Если этого не делать, затраты потом приходится разносить вручную, и цифрам меньше доверяют.
Маржа до распределения
По каждому направлению сначала считают маржу: выручку минус прямые затраты, которые точно к нему относятся. Материалы на объект, работы субподрядчиков, сдельная зарплата, доставка конкретному клиенту. Общие расходы, то есть офис, управление, бухгалтерия, показывают одной строкой ниже.
Такой отчёт честнее, чем отчёт с распределёнными расходами. Он показывает, сколько каждое направление приносит на покрытие общих затрат. Направление с маленькой маржой не обязательно закрывать, но о нём нужно знать, прежде чем брать новые заказы того же типа.
Платёжный календарь
Платёжный календарь строят по неделям на ближайшие два-три месяца. В поступления попадают оплаты по графикам договоров, в выплаты зарплата, налоги по срокам, аренда, кредиты, платежи поставщикам. Каждую неделю календарь обновляют фактом.
Главная польза в том, что разрыв видно заранее. Когда известно, что через шесть недель не хватит денег на зарплату, можно ускорить оплату от заказчика, перенести закупку или договориться с банком. Когда об этом узнают в день выплаты, вариантов почти не остаётся.
Когда это превращается в систему
Разовый разбор отвечает на вопрос «что происходит сейчас». Чтобы ответ оставался верным, отчёты собирают каждый месяц, сравнивают план с фактом и разбирают крупные отклонения с руководителями направлений. Постановка такой системы описана на странице управленческого учёта, а ежемесячное сопровождение на странице бюджетирования. Особенности расчёта себестоимости в отраслях разобраны отдельно для производства и строительства.
Услуги по этой задаче
Вопросы
Нужна ли для этого отдельная программа?
На старте нет. Первые отчёты собирают из 1С и таблиц. Программу выбирают потом, когда уже понятно, какие отчёты нужны и откуда в них берутся цифры. Иначе покупается инструмент под задачу, которую ещё никто не сформулировал.
Как делить общие расходы между направлениями?
Сначала их не делят вовсе: смотрят маржу по каждому направлению и отдельно общую сумму накладных расходов. Так видно, покрывают ли направления вместе офис и управление. Распределять начинают позже, по понятной базе: выручке, часам работы, площади. Любая база условна, и это стоит помнить, прежде чем закрывать направление из-за расходов, которые на него распределили.
Почему прибыль есть, а денег нет?
Прибыль считают по выполненным работам и отгрузкам, а деньги приходят по оплатам. Разницу съедают долги покупателей, запасы на складе, авансы поставщикам, гарантийные удержания, погашение кредитов. Отчёт о движении денег показывает, куда именно они ушли.
С какого направления начинать?
С того, где крутится больше всего денег или больше всего сомнений. На одном направлении проверяют правила: что считать прямыми затратами, откуда брать данные, кто их даёт. Когда отчёт по нему начинает сходиться с бухгалтерией, правила переносят на остальные.
Обсудим вашу задачу
Опишите, что случилось, и назовите ближайший срок: требование, отчётность, проверка. Скажем, какие документы прислать, чтобы разобраться.