Что делать, если кадровые документы не в порядке
В договорах не хватает обязательных условий, приказы не подписаны сотрудниками, ЕФС-1 сдавали с опозданием, ответственного за воинский учёт нет. Как проверить кадры самим и в каком порядке исправлять найденное.
Кадры годами вели по остаточному принципу. В трудовых договорах не хватает обязательных условий, часть приказов сотрудники не подписали, отчёты ЕФС-1 уходили с опозданием, а ответственного за воинский учёт так и не назначили. Компания ждёт проверки или просто хочет навести порядок.
Порядок действий
- Составить список всех работающих и уволенных за последние годы и сверить его со штатным расписанием и отчётами ЕФС-1
- Проверить трудовые договоры на обязательные условия и сравнить их с фактической должностью и зарплатой
- Проверить приказы, табели и график отпусков и то, подписаны ли они сотрудниками
- Проверить воинский учёт и документы иностранных работников, если такие работники есть
- Разложить найденные нарушения по степени риска, начиная с тех, за которые штрафуют сильнее всего
- Исправить найденное текущими датами и наладить порядок, чтобы ошибки не повторялись
Чего ожидать
На выходе перечень нарушений с оценкой риска и план исправлений по срокам. Многие ошибки исправляются быстро: дополнительными соглашениями, недостающими приказами и ознакомлением сотрудников под подпись. Нарушения, которые уже случились, например пропущенный срок отчёта, исправление не отменяет. Но новых к ним не добавится, и на проверке будет что показать.
С чего начать
Начинают со списка людей, а не с папок с документами. Берут всех, кто работает сейчас и кто уволился за последние три года, и для каждого проверяют, есть ли трудовой договор, приказ о приёме, отчёт ЕФС-1 и, при увольнении, приказ об увольнении с отчётом. Уже на этом шаге обычно всплывают сотрудники, которых забыли оформить или вовремя не показали в Соцфонде.
Потом сверяют список со штатным расписанием: совпадают ли должности и оклады. Расхождения между договором, штатным расписанием и фактической зарплатой инспекция труда видит сразу, а сотрудник в споре опирается на то, что для него выгоднее.
Трудовые договоры и приказы
В трудовом договоре обязательно должны быть место работы, должность по штатному расписанию, дата начала работы, условия оплаты, режим работы, если он отличается от общего, и условия труда на рабочем месте. Если чего-то не хватает, договор не переписывают, а заключают дополнительное соглашение текущей датой.
С правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и другими локальными актами сотрудника знакомят под подпись до подписания договора. Подписи об ознакомлении часто отсутствуют, и это одно из самых простых исправлений: ознакомить сейчас, с сегодняшней датой.
Отпуска, табели и зарплата
График отпусков утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года. Если его нет, проблемы начинаются при первом споре об отпуске. Табель учёта рабочего времени служит основанием для расчёта зарплаты, и сверхурочные или работа в выходные без отметок в табеле потом не подтверждаются ничем.
Зарплата в договоре, в штатном расписании и в расчётных листках должна совпадать. Если сотруднику давно платят больше, чем записано в договоре, это закрепляют дополнительным соглашением. Если меньше, это уже долг перед сотрудником, и его считают вместе с расчётом зарплаты.
Электронные трудовые книжки и ЕФС-1
Сведения о приёме и увольнении подают в Соцфонд не позднее следующего рабочего дня, о переводе до 25-го числа следующего месяца. Пропущенные отчёты подают сразу, как только нашли, и отдельно проверяют, что стаж сотрудников отражён правильно: ошибки в нём всплывают у людей через годы, когда они оформляют пенсию.
Воинский учёт и иностранцы
Воинский учёт ведут все работодатели, у которых есть военнообязанные сотрудники или граждане, подлежащие призыву. Нужны приказ о назначении ответственного, карточки на сотрудников, сверки с военкоматом и сообщения о приёме и увольнении. Подробнее на странице воинского и миграционного учёта.
По иностранным работникам проверяют разрешительные документы, сроки их действия и уведомления в МВД о заключении и расторжении договоров. Здесь самые большие штрафы, поэтому этот участок проверяют первым, даже если иностранцев в компании двое.
Как исправлять
Нарушения раскладывают по степени риска. Первыми идут иностранные работники и неоформленные трудовые отношения, затем пропущенные отчёты, затем договоры без обязательных условий и отсутствующие подписи. Для каждого пункта записывают, что делаем, кто отвечает и к какому сроку.
Всё исправляют текущими датами. Ни один документ не оформляют задним числом: это превращает исправимую ошибку в подделку. Когда порядок наведён, кадровые документы можно передать на кадровый учёт, чтобы новые ошибки не копились.
Услуги по этой задаче
Вопросы
Можно ли оформить недостающие документы задним числом?
Нет. Документ оформляют датой, когда его действительно составили, и описывают в нём фактическое положение дел. Например, дополнительным соглашением текущей даты фиксируют условия, на которых сотрудник уже работает. Подделанная дата на проверке обходится дороже, чем честно исправленная ошибка.
Какие сроки у ЕФС-1?
При приёме и увольнении отчёт сдают не позднее следующего рабочего дня после события, при переводе не позднее 25-го числа следующего месяца. Опоздания видны в данных Соцфонда, поэтому эти сроки проверяют одними из первых.
Нужен ли воинский учёт, если в штате пять человек?
Да, если среди работников есть военнообязанные или граждане, подлежащие призыву. Размер компании роли не играет: назначают ответственного приказом, ведут карточки, сверяются с военкоматом и сообщают туда о приёме и увольнении таких сотрудников.
Что грозит за иностранного работника без уведомления МВД?
Уведомление о заключении и расторжении договора с иностранцем подают в течение трёх рабочих дней в подразделение МВД по месту работы. В Москве за нарушение компании грозит штраф до 1 млн ₽, и считают его за каждого такого работника. Поэтому документы иностранцев проверяем в первую очередь.
Обсудим вашу задачу
Опишите, что случилось, и назовите ближайший срок: требование, отчётность, проверка. Скажем, какие документы прислать, чтобы разобраться.