Как восстановить бухгалтерский и налоговый учёт
Бухгалтер ушёл, база в беспорядке, часть документов не найти, а ближайшая отчётность уже на подходе. Что делать в первые недели и как потом разобрать прошлые периоды.
Учёт вёлся нерегулярно, или прежний бухгалтер ушёл, не передав дела. В базе незакрытые периоды, остатки не сходятся с банком, часть первичных документов потеряна, а до сдачи отчётности остаются недели.
Порядок действий
- Сделать копию базы 1С и выгрузить из личного кабинета налогоплательщика сданную отчётность и сальдо ЕНС, пока доступы ещё работают
- Выписать ближайшие сроки отчётности и уплаты и сдать их по текущим данным, не дожидаясь конца восстановления
- Сверить обороты по банку с базой по месяцам и найти, с какого момента начинаются расхождения
- Запросить выписки в банке и акты сверки у крупных контрагентов и по ним восстановить недостающие операции
- Исправить записи и остатки, пересчитать налоги за периоды с ошибками
- По каждой ошибке решить, нужна ли уточнённая декларация, и подать её вместе с доплатой налога и пеней
- Поставить в базе дату запрета изменений, чтобы восстановленные периоды случайно не поменялись
Чего ожидать
На выходе остатки подтверждены банком и контрагентами, налоги за прошлые периоды пересчитаны, уточнённые декларации поданы там, где без них нельзя. Операции, по которым документов так и не нашлось, остаются отдельным списком с оценкой налоговых последствий. Их не прячут в проводках, а учитывают в расчётах, чтобы на проверке не было сюрпризов.
Первые две недели: не сорвать текущие сроки
Самая частая ошибка в такой ситуации: начать разбирать прошлые годы и пропустить ближайший отчёт. Штраф за несданную декларацию и блокировка счёта из-за неё обойдутся дороже любого восстановления. Поэтому сначала выписываем, что и когда сдавать и платить в ближайшие два месяца, и сдаём это по тем данным, что есть. Ошибки, которые найдутся позже, исправим уточнёнными декларациями.
Параллельно сохраняем всё, что может пропасть: копию базы 1С, выгрузку сданной отчётности и сальдо ЕНС из личного кабинета, доступы к банку и оператору ЭДО. Прежний бухгалтер мог держать часть документов у себя в почте или на компьютере, и попросить их лучше в первые дни, пока контакт ещё есть.
Как понять масштаб
Масштаб определяют данные, а не календарь. Берём обороты по расчётному счёту из банка и сравниваем с базой по каждому месяцу. Там, где цифры расходятся, начинаются пропущенные или ошибочные операции. Дальше сверяем расчёты с крупными покупателями и поставщиками, склад, основные средства и сальдо ЕНС.
Обычно после такой сверки становится ясно, какие периоды достаточно поправить, а какие придётся разбирать документ за документом. Цену и сроки восстановления называем после этого шага, до него любая оценка была бы угадыванием.
Где взять документы, которых нет
- Банк выдаёт выписки за любой период, в том числе по закрытым счетам.
- Контрагенты присылают копии актов и накладных и подписывают акты сверки.
- Если компания работала через ЭДО, подписанные документы хранятся у оператора, и их можно выгрузить заново.
- В личном кабинете налогоплательщика есть сданные декларации, операции по ЕНС и требования инспекции.
- Кадровые документы и отчёты по сотрудникам частично восстанавливаются по данным Соцфонда.
Документы, которые восстановить не удалось, собираем в отдельный список. Операцию без документа нельзя учесть в расходах и нельзя взять по ней вычет НДС, и это нужно заложить в пересчёт налогов заранее.
Ошибки прошлых лет в отчётности
В бухгалтерском учёте порядок исправления зависит от того, существенна ли ошибка и утверждена ли уже отчётность за тот год. Существенную ошибку прошлых лет, найденную после утверждения отчётности, исправляют в текущей отчётности и пересчитывают сравнительные показатели. Несущественную отражают в текущем периоде.
В налоговом учёте ошибку, которая привела к недоплате, исправляют уточнённой декларацией за тот период. Ошибку, из-за которой налог переплачен, можно исправить и в текущем периоде. По каждой найденной ошибке решаем, как её исправлять, и заранее объясняем последствия: иногда уточнённая декларация приносит больше вопросов, чем денег.
Чего не делать
Не переписывать закрытые периоды без записи о том, что и почему изменено. Не подавать уточнённые декларации по одной, не посчитав общий итог по всем найденным ошибкам. Не удалять старую базу, даже если она в плохом состоянии: по ней потом отвечают на вопросы инспекции. И не составлять документы прошлыми датами.
Восстановление заказывают отдельно, это услуга восстановления учёта. Текущий учёт с согласованной даты можно сразу передать на бухгалтерское обслуживание, и обе работы идут параллельно.
Услуги по этой задаче
Вопросы
За какой период восстанавливать учёт?
За столько лет, сколько нужно, чтобы остатки на начало текущего года были верными. Иногда хватает одного года, иногда ошибка тянется дольше. Для ориентира: налоговая проверяет три года, предшествующие году решения о проверке, а первичные документы хранят не меньше пяти лет.
Можно ли подписать недостающие документы сейчас прошлой датой?
Нет. Документ, составленный сегодня с датой двухлетней давности, на проверке выглядит как подделка, и последствия у этого хуже, чем у пропажи. Контрагент может выдать копию или дубликат с пометкой, что это дубликат, а расчёты подтверждают актом сверки текущей датой.
Будет ли штраф за уточнённую декларацию?
Штрафа можно избежать, если подать уточнённую декларацию раньше, чем ошибку найдёт налоговая, и до подачи на едином налоговом счёте хватает денег на недостающий налог и пени. Когда налог был завышен, с уточнённой декларацией можно вернуть или зачесть переплату, но этот период инспекция посмотрит внимательнее.
Какой штраф грозит за отсутствие первичных документов?
По статье 120 Налогового кодекса грубое нарушение правил учёта в одном периоде стоит 10 000 ₽, в нескольких периодах 30 000 ₽. Если из-за этого занижена налоговая база, штраф составит 20% от неуплаченного налога, но не меньше 40 000 ₽. Расходы и вычеты без документов налоговая при этом не признаёт.
Обсудим вашу задачу
Опишите, что случилось, и назовите ближайший срок: требование, отчётность, проверка. Скажем, какие документы прислать, чтобы разобраться.